Angebotsverfolgung mit Plan

TRAINING-STECKBRIEF

Titel: Angebotsverfolgung mit Plan Kategorie: Sales Architecture 360° | Vertriebssteuerung und Controlling Niveau: Grundlagen bis Fortgeschritten Zielgruppe: Vertriebsmitarbeitende, Vertriebsleiter, Projektverantwortliche und alle, die Angebote erstellen und Projekte steuern Dauer: 8,5 Stunden Netto-Schulungszeit (Pausen nicht eingerechnet) Format: Präsenzschulung | praxisorientiert mit Excel-Tools | optional mit KI-Booster

WARUM DIESES TRAINING?

Das Schreiben eines Angebots ist ein zentraler Meilenstein im Vertriebsprozess. Was danach passiert, entscheidet häufig über Erfolg oder Misserfolg — und wird in vielen Unternehmen dem Zufall überlassen.

Angebote werden abgegeben und nicht nachgefasst. Niemand weiß, wie hoch die Hit-Rate wirklich ist. Projekte starten, geraten aus dem Zeit- und Kostenrahmen, und das fällt zu spät auf. Rechnungen werden gestaffelt gestellt, aber nicht konsequent nachverfolgt — und die Liquidität leidet.

Dieses Seminar schließt diese Lücken. Es vermittelt das vollständige System der Angebotsverfolgung, Projektsteuerung und Projektabrechnung — praxisorientiert, mit direkt einsetzbaren Excel-Vorlagen und konkreten Werkzeugen für den Vertriebsalltag.

LERNZIELE

Nach dieser Schulung können die Teilnehmer:

• eine strukturierte Angebotsliste führen und den Angebotsstatus lückenlos verfolgen (in Arbeit, abgegeben, in Verhandlung, hängend, erteilt, abgelehnt)
• Stammdaten (Abteilungen, Kostenstellen, Kunden) systematisch erfassen und als Basis für aussagekräftige Auswertungen nutzen
• die Hit-Rate im Vertrieb berechnen und nach Abteilungen, Kostenstellen und Kunden vergleichen
• Abweichungen zwischen Angebotssumme und Auftragssumme erkennen und als Steuerungsinformation nutzen (Rabattanalyse, Preisnachlässe)
• Projekte im Zeit- und Kostenrahmen steuern: mit Kapazitätsplänen, Gantt-Diagrammen, Burndown-Charts und Zeit-Kosten-Trenddiagrammen
• Projektaufgaben in einem Jahreskalender planen und Soll-Ist-Termine abgleichen
• Kostentrendanalysen durchführen: Anfangsplanung mit fortlaufender Planung und Ist-Kosten vergleichen
• gestaffelte Zahlungen verfolgen, offene Rechnungsbeträge sichtbar machen und die Liquiditätssicherung aktiv steuern
• Projektcontrolling durchführen: Plan-Ergebnis vs. Ist-Ergebnis, Projektgewinn und Ursachen von Plan-Ist-Abweichungen analysieren
• Excel-Vorlagen für Angebotsverfolgung, Projektsteuerung und Projektabrechnung einrichten und für den eigenen Vertrieb und das Projektmanagement anpassen

INHALTE

MODUL 1: Grundlagen der Angebotsverfolgung — Warum Hit-Rate entscheidend ist

Das Angebot ist der sichtbare Abschluss der Akquisitionsphase — aber noch kein Auftrag. Dieses Modul klärt, warum systematische Angebotsverfolgung mehr ist als eine Liste: Sie ist das Führungsinstrument, das zeigt, wie effektiv der Vertrieb wirklich ist. Kernkennzahl: die Hit-Rate (Verhältnis erfolgreicher Angebote zu allen abgegebenen). Außerdem: Was sagt der Vergleich von Angebotssumme und Auftragssumme über die eigene Preispositionierung aus? Welche Kunden, Abteilungen oder Produktkategorien sind besonders erfolgreich — und welche nicht?

MODUL 2: Stammdaten und Angebotsstruktur einrichten

Fundament jeder Auswertung ist eine saubere Datenstruktur. Das Modul vermittelt, wie Stammdaten für Abteilungen (mit Nummer, Name, Verantwortlichem), Kostenstellen und Kunden (mit Nummer, Name, Ansprechpartner) erfasst werden. Auf dieser Basis erhält jedes Angebot eine Nummer und wird eindeutig einem Kunden, einer Abteilung und einer Kostenstelle zugeordnet. Die Teilnehmer richten ihre eigene Stammdaten- struktur in der Excel-Vorlage ein.

MODUL 3: Angebote erfassen, verfolgen und auswerten

Das Kernstück der Angebotsverfolgung: Für jedes Angebot werden erfasst — Status, Angebotsdatum, Angebotssumme, Auftragssumme, Auftragsdatum und Bestellnummer. Statusverfolgung nach: in Arbeit, abgegeben, in Verhandlung, hängend, erteilt, abgelehnt. Reports nach Zeitraum, Abteilung, Kostenstelle und Kunde machen sichtbar, wo Vertriebsressourcen eingesetzt werden und was daraus entsteht. Die Pivot-Tabellen und Balkendiagramme der Excel-Vorlagen werden im Seminar direkt befüllt und ausgewertet.

MODUL 4: Projekte im Zeitplan steuern — Gantt, Kapazität, Jahreskalender

Aus Angeboten werden Aufträge — aus Aufträgen werden Projekte. Dieses Modul vermittelt die Werkzeuge für die Projektsteuerung: Gantt-Diagramme für den Soll-Ist- Terminabgleich, Kapazitätspläne für den Zeitaufwand je Arbeitspaket und Monat sowie Jahreskalender zur übersichtlichen Einplanung von Projektaufgaben mit farblicher Differenzierung. Schwerpunkt: Wie erkenne ich frühzeitig, ob ein Projekt aus dem Zeitplan läuft — und was kann ich dann tun?

MODUL 5: Kosten im Griff — Plan-Ist-Vergleich, Kostentrendanalyse, Burndown-Chart

Zeitverzug und Kostenüberschreitungen gehören zu den häufigsten Projektrisiken. Das Modul vermittelt drei Controlling-Instrumente: (1) Plan-Ist-Vergleich: laufende Kosten und Aufwendungen je Arbeitspaket über ein Jahr hinweg vergleichen und Abweichungen im Diagramm sichtbar machen. (2) Kostentrendanalyse: Anfangsplanung, fortlaufende Planung und Ist-Kosten je Berichtszeitpunkt gegenüberstellen — welche Arbeitspakete weichen ab? (3) Burndown-Chart: einfaches, anschauliches Instrument, das zeigt, ob Budget und Zeitplan noch eingehalten werden oder angepasst werden müssen.

MODUL 6: Projektabrechnung — Rechnungen stellen, verfolgen, Liquidität sichern

Viele Projekte sehen gestaffelte Zahlungen vor. Dieses Modul zeigt, wie bis zu sechs Teilrechnungen je Projekt erfasst, verfolgt und auf Vollständigkeit geprüft werden. Das Zahlungsmanagement in der Excel-Vorlage macht sichtbar: Welche Rechnungen wurden erstellt und versendet? Welcher Betrag ist noch offen? Welches Projekt ist noch nicht vollständig abgerechnet? Ziel: kein Projekt vergessen, kein Betrag offen lassen, Liquidität aktiv steuern.

MODUL 7: Projektcontrolling — Projektergebnis analysieren und lernen

Am Ende jedes Projekts steht die Frage: War es profitabel? Das abschließende Projektcontrolling vergleicht Planergebnis (erwarteter Gewinn) mit Ist-Ergebnis (tatsächlichem Gewinn) und macht Plan-Ist-Abweichungen sichtbar. Reports nach Termineinhaltung, Projektverzug, Ergebnis und Abweichungen — gefiltert nach Start- datum, Enddatum und Projektstatus — liefern die Grundlage für Erkenntnisse: Wodurch entstand Projektgewinn? Was waren Ursachen für Verluste oder Abweichungen? Was kann beim nächsten Projekt besser gemacht werden?

KI-BOOSTER (optional buchbar)

KI kann bei Angebotsverfolgung und Projektcontrolling die Auswertung erheblich beschleunigen und die Erkenntnistiefe erhöhen.

Konkrete Einsatzszenarien:

• Hit-Rate-Analyse und Muster erkennen KI analysiert exportierte Angebotsdaten und erkennt Muster: Welche Kunden- segmente haben die höchste Abschlussquote? In welchen Produktkategorien werden systematisch Rabatte gegeben? In welchen Phasen (Verhandlung, hängend) verliert der Vertrieb die meisten Angebote? Diese Erkenntnisse liefert KI in Minuten — nicht in Stunden.

• Projektcontrolling-Berichte automatisch aufbereiten KI fasst Auswertungen aus Projekt-Reports in verständliche Management- Zusammenfassungen zusammen: Welche Projekte laufen im Plan? Wo gibt es kritische Abweichungen? Was sind die Top-3-Handlungsfelder? — als direkt präsentierbarer Bericht.

• Kostentrendanalyse interpretieren KI interpretiert Kostentrenddiagramme und Burndown-Charts und gibt konkrete Hinweise: Ist der Projektverzug strukturell oder einmalig? Welche Arbeitspakete sind systematisch zu knapp kalkuliert? Wie sollte die Nachkalkulation aussehen?

• Offene Angebote priorisieren und Nachfassstrategie entwickeln Auf Basis der Angebotsliste (Status, Angebotssumme, Angebotsdatum, Kunde) priorisiert KI, welche offenen Angebote am dringendsten nachgefasst werden sollten — und formuliert typgerechte Nachfassnachrichten je nach Kundenprofil.

Was KI dabei nicht leistet: die Datenpflege im laufenden Betrieb (Daten müssen eingepflegt werden), die Priorisierungsentscheidung bei konkurrierenden Projekten mit gleich hoher Dringlichkeit und die Konsequenz, mit der Vertriebsteams offene Angebote aktiv verfolgen. Angebotsverfolgung ist Vertriebsdisziplin — KI macht die Auswertung schärfer.

FORMAT UND ABLAUF

Das Seminar folgt dem didaktischen Standard der Früchtling Consulting Performance Academy (ARIVA-Methode): Jedes Modul beginnt mit einer typischen Praxissituation aus Vertrieb oder Projektmanagement. Tools werden kompakt eingeführt und im Seminar direkt am eigenen Datenmaterial angewendet. Die Teilnehmer verlassen das Seminar mit eingerichteten Excel-Vorlagen, die im nächsten Arbeitsalltag direkt nutzbar sind.

Inbegriffen:

• Teilnehmer-Workbook mit allen Methoden und Anleitungen
• Excel-Vorlage: Angebotsverfolgung und Reporting (inkl. Hit-Rate-Berechnung)
• Excel-Vorlage: Prozess der Angebotsbearbeitung mit Gantt-Diagramm
• Excel-Vorlage: Kostencontrolling und Plan-Ist-Vergleich
• Excel-Vorlage: Kostentrendanalyse
• Excel-Vorlage: Zeit-Kosten-Trenddiagramm
• Excel-Vorlage: Kapazitätsplan (Zeitaufwand je Arbeitspaket und Monat)
• Excel-Vorlage: Projektaufgaben im Jahreskalender
• Excel-Vorlage: Burndown-Chart
• Excel-Vorlage: Angebotsverfolgung, Projektsteuerung und Projektabrechnung (Vollpaket mit Zahlungsmanagement und Projektcontrolling)

Empfohlene Gruppengröße: 6 bis 12 Personen Dauer: 8,5 Stunden Netto-Schulungszeit (Pausen nicht eingerechnet)

BUCHUNG UND KONTAKT

Alle Trainings der Sales Architecture 360° sind als Inhouse-Schulung buchbar. KI-Booster auf Anfrage zubuchbar.

Früchtling Consulting | Hamburg Buchung@fruechtling-consulting.de www.fruechtling-consulting.de